Regulamin Mini Biegu Łomianek - Regulamin -

REGULAMIN MINI BIEGU ŁOMIANEK 2024

I. CEL IMPREZY

1. Popularyzacja biegania wśród dzieci
2. Promowanie zdrowego stylu życia wśród lokalnej społeczności.
3. Promowanie atrakcyjnych terenów do uprawiania rekreacji.
4. Prezentacja Łomianek jako miejsca przyjaznego dla wszelkiej turystyki oraz uprawiania sportu i rekreacji.
5. Popularyzacja aktywnych form spędzania rodzinnego czasu wolnego.

II.  ORGANIZATORZY
1. Urząd Miejski w Łomiankach – organizator.
2. Integracyjne Centrum Dydaktyczno Sportowe w Łomiankach – współorganizator.

III.  TERMIN I MIEJSCE
1. Biegi odbędą się 26 maja 2024 r. na bieżni przy ICDS w Łomiankach. Biuro zawodów usytuowane będzie przy bieżni, na której odbędą się biegi.
2. Biuro zawodów (odbiór pakietów startowych) pracować będzie w dniu 25 maja w godz. 15.00-19.00 i 26 maja w godzinach 9.00 – 11.00.
3. Długość tras dla biegów dziecięcych:
200 metrów – dzieci urodzone w latach 2017-2022
400 metrów – dzieci urodzone w latach 2013-2016
800 metrów – dzieci urodzone w latach 2009-2012
2 x 200 metrów – sztafeta rodzinna. Dziecko urodzone w latach 2014 – 2022 plus osoba dorosła. W systemie zapisuje się rodzic, a dziecko dopisywane będzie w Biurze Zawodów w dniu imprezy. Każdy biegnie dystans 200 m. Limit sztafet wynosi 20.  
W przypadku udziału 20 sztafet, zostaną rozegrane dwie serie po 10 sztafet.  
O klasyfikacji będą decydowały osiągnięte czasy.
4. W biegach będą prowadzone odrębne klasyfikacje dla dziewcząt i chłopców. Nie dotyczy to biegów sztafetowych.
5. Biegi zostaną odwołane/przełożone w przypadku bardzo złych warunków atmosferycznych.
6.  Starty biegów rozpoczną się o godz. 11.00, w kolejności od rywalizacji najmłodszych do najstarszych uczestników.
7. W przypadku dużego zainteresowania udziałem w danej kategorii wiekowej organizator zastrzega możliwość organizacji kilku serii biegów. O kolejności na podium będą decydować czasy zawodników a nie miejsca zajęte w biegu danej serii.
8. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania imprezy lub jej przerwania
w przypadku zadziałania sił wyższych, na które organizator nie ma wpływu, zwłaszcza ogólnopolskich obostrzeń związanych z sytuacją pandemiczną.

IV.  UCZESTNICTWO
1. Każdy rodzic/opiekun uczestników „Mini Biegu Łomianek” ma obowiązek zapoznać się z Regulaminem biegu i zobowiązany jest do jego przestrzegania razem z podopiecznym.
2. Prawo startu w biegu mają wyłącznie dzieci z roczników wskazanych w pkt. III.3
3. Przed startem wymagane jest złożenie w Biurze Zawodów pozwolenia na udział w biegu podpisane przez rodziców lub opiekunów prawnych.

POBIERZ OŚWIADCZENIE

4. Organizator posiada ubezpieczenie OC.
5. Ubezpieczenie NW rodzice/opiekunowie wykupują podopiecznym we własnym zakresie.
 

V.  ZGŁOSZENIA
1. Zgłoszenia online przyjmowane są poprzez formularz zgłoszeniowy dostępny na stronie internetowej biegu począwszy od 28 marca 2024 r.
2. Ze względów organizacyjnych wprowadza się limit zgłoszeń – 50 startujących – do każdej z kategorii wiekowej dziewcząt i chłopców. O zakwalifikowaniu decyduje kolejność rejestracji online.
3. Aby dokonać wstępnej rejestracji, należy prawidłowo wypełnić formularz zgłoszeniowy online umieszczony na stronie biegu: www.bieglomianek.pl bądź bezpośrednio na stronie zapisów.
4. Imię i nazwisko uczestnika, który dokonał pełnej rejestracji zostanie zamieszczone i opublikowane na podstronie zgłoszeniowej firmy Domtel dedykowanej Biegowi Łomianek.
5. Zgłoszenia online zostaną zawieszone 23.05.2024 r. o godz. 23.59. Po tym terminie dalsze zgłoszenia nie będą możliwe.
6. Wszyscy uczestnicy startujący w biegu, którzy dokonają pełnej rejestracji, muszą zostać zweryfikowani w Biurze Zawodów. Dopiero po weryfikacji zostanie zaprezentowana finalna kolejność biegów.
7. Odbioru pakietu startowego musi dokonać rodzic/opiekun zgłoszonego uczestnika.

VI.  OPŁATY
1. Udział w Mini Biegi Łomianek jest bezpłatny.

VII.  NAGRODY
1. Wszyscy uczestnicy, którzy ukończą „Mini Bieg Łomianek”, otrzymają na mecie pamiątkowe medale.
2. Zdobywcy miejsc I – III w klasyfikacjach wiekowych dziewcząt i chłopców otrzymają pamiątkowe upominki.
3. Zdobywcy miejsc I – III w klasyfikacji sztafet otrzymają pamiątkowe upominki.

VIII.  OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

Obowiązek informacyjny w związku z przetwarzaniem danych osobowych – opiekun niepełnoletniego uczestnika

1. Współadministratorami Danych Osobowych (dalej: „WSPÓŁADMINISTRATORZY”) są:

- Burmistrz Łomianek z siedzibą: ul. Warszawska 115, 05-092 Łomianki,

- Integracyjne Centrum Dydaktyczno Sportowe w Łomiankach z siedzibą:  ul. Staszica 2, 05-092 Łomianki.

2. Ze Współadministratorami można się kontaktować pisemnie, za pomocą poczty tradycyjnej na w/w adresy lub drogą e-mailową pod adresem: sekretariat@poczta.lomianki.pl lub icds@icds.pl.
3. Burmistrz Łomianek wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować pod adresem mailowym: iod@poczta.lomianki.pl.

Integracyjne Centrum Dydaktyczno Sportowe w Łomiankach wyznaczyło Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować pod adresem mailowym: iodo@rt-net.pl.

4. Dane osobowe są przetwarzane na podstawie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
5. Przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana podopiecznego odbywa się w celu:

1. rejestracji i udziału w biegu oraz podjęcia wszelkich czynności z tym związanych, m. in. przygotowania pakietu startowego, objęcia ubezpieczeniem, opracowania i publikacji wyników, przesyłania korespondencji w sprawach organizacyjnych oraz wręczenia nagród - art. 6 ust. 1 lit. b RODO – dane osobowe uczestników przechowywane będą do zakończenia biegów, natomiast zawodników nagradzanych miejsc do czasu wręczenia nagród oraz zgodnie z przepisami dotyczącymi archiwizacji;
3. ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami -  art. 6 ust. 1 lit. f RODO – dane będą przechowywane 3 lata od zakończenia wydarzenia.

6. Dane osobowe Pani/Pana będą przetwarzane w celu:

1. rejestracji i udziału w biegu Pani/Pana podopiecznego oraz podjęcia wszelkich czynności z tym związanych, m. in. przygotowania pakietu startowego, objęcia ubezpieczeniem, opracowania i publikacji wyników, przesyłania korespondencji w sprawach organizacyjnych, rozliczenia płatności oraz wręczenia nagród - art. 6 ust. 1 lit. b RODO – dane osobowe uczestników przechowywane będą do zakończenia biegów, natomiast zawodników nagradzanych miejsc do czasu wręczenia nagród oraz zgodnie z przepisami dotyczącymi archiwizacji;
3. zaksięgowania i rozliczenia płatności za udział w wydarzeniu - art. 6 ust. 1 lit. c RODO – dane będą przechowywane przez okres 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku, w którym dokonano rozliczenia;
4. ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami -  art. 6 ust. 1 lit. f RODO – dane będą przechowywane 3 lata od zakończenia wydarzenia

7. Dane osobowe nie pochodzą od stron trzecich.
8. Współadministratorzy nie zamierzają przekazywać danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
9. Współadministratorzy będą przekazywać dane osobowe innym podmiotom wyłącznie na podstawie przepisów prawa oraz na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych, w szczególności do firmy DOMTEL. Dane mogą być przekazywane do portali społecznościowych, między innymi Facebook, Instagram, YouTube, które są odrębnymi administratorami danych osobowych.
10. Posiada Pani/Pan prawo do:

1. żądania dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania;
2. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także o prawie do przenoszenia danych;
3. wniesienia skargi na działania Współadministratorów do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

11. Podanie danych osobowych jest konieczne, aby móc wziąć udział w wydarzeniu organizowanym przez Współadministratorów.
12. Współadministratorzy nie przewidują zautomatyzowanego podejmowania decyzji.

IX. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Podczas biegu wszyscy uczestnicy muszą mieć numery startowe przypięte z przodu okrycia wierzchniego.
2. Organizator zapewnia opiekę medyczną na trasie i mecie biegu.
3. Decyzje opieki medycznej dotyczące kontynuowania biegu podczas imprezy są  nieodwołalne.
4. Organizator nie odpowiada za rzeczy zaginione w trakcie trwania imprezy.
5. Każdy rodzic/opiekun, zawodnik ma obowiązek zachować szczególną ostrożność i stosować się do poleceń organizatorów i służb porządkowych.
6. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania imprezy lub jej przerwania w przypadku zadziałania sił wyższych, na które organizator nie ma wpływu, zwłaszcza ogólnopolskich obostrzeń związanych z sytuacją pandemiczną.
7. Wszyscy rodzice/opiekunowie zgłaszają udział podopiecznego w biegu na własną odpowiedzialność i nie mogą wnosić żadnych roszczeń w stosunku do organizatorów, w razie zaistnienia zdarzeń losowych podczas trwania imprezy.
8. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany regulaminu i ostatecznej interpretacji niniejszego regulaminu.
9. Wszyscy rodzice/opiekunowie, uczestnicy zobowiązani są do przestrzegania zasad bezpieczeństwa oraz kultury osobistej i dbałości o porządek na terenie organizacji zawodów.
10. W sprawach nieobjętych niniejszym regulaminem rozstrzyga Organizator wraz z Sędzią Głównym Zawodów.
11. Organizator zastrzega prawo do ostatecznej interpretacji zapisów regulaminowych oraz rozstrzygania innych kwestii organizacyjnych nie ujętych w obecnie przedstawionych zapisach.